Bước 1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình các giấy tờ phục vụ cho yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc. Trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định.

Bước 2. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì thụ lý và viết phiếu hẹn (nếu nộp trực tiếp). Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì hướng dẫn chỉnh sửa, bổ sung.

Bước 3. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trong trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức đang lưu trữ hồ sơ gốc có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Bước 4. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nộp phí và nhận kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp huyện, cấp xã; cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ (nếu nộp trực tiếp) hoặc qua bưu điện (nếu nộp qua bưu điện).