Bước 1: Người khiếu nại nộp đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai nộp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn (đây gọi chung là cấp xã); hoặc gửi hồ sơ khiếu nại qua đường bưu điện tới UBND cấp xã (do văn phòng xã tiếp nhận).

- Thời gian: Buổi sáng từ 7h30’ đến 10h30’, buổi chiều từ 13h30’ đến 16h30’ từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của pháp luật).

Bước 2: Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm: Chỉ đạo Cán bộ Văn phòng xã vào sổ theo dõi đơn khiếu nại; Trường hợp đơn chưa hợp lệ thì trong thời gian tối đa 2 ngày, cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ phải thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Trường hợp đơn hợp lệ thì chuyển đến Cán bộ địa chính cấp xã để đề xuất hướng giải quyết việc hòa giải việc tranh chấp đất đai theo quy định tại Điều 202 Luật đất đai năm 2013.

Bước 3: Cán bộ địa chính xã có trách nhiệm:

- Thu thập hồ sơ đất đai của người khiếu nại, người bị khiếu nại, quá trình quản lý, sử dụng đất của các bên có liên quan; yêu cầu người khiếu nại cung cấp chứng cứ có liên quan đến nguồn gốc quá trình qản lý, sử dụng của người khiếu nại; Tổ chức làm việc với người bị khiếu nại yêu cầu cung cấp chứng cứ có liên quan đến vị trí đất của người khiếu nại.

- Lấy ý kiến của những hộ gia đình sống cùng tổ dân phố, thôn biết được nguồn gốc sử dụng đất của các bên, tổ chức xác định hiện trạng sử dụng đất, có sự tham gia của các bên tranh chấp.

Bước 4: Thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai để thực hiện hòa giải. Thành phần Hội đồng gồm: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Hội đồng; đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc xã, phường, thị trấn; tổ trưởng tổ dân phố đối với khu vực đô thị; trưởng thôn, ấp đối với khu vực nông thôn; đại diện của một số hộ dân sinh sống lâu đời tại xã, phường, thị trấn biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đối với thửa đất đó; cán bộ địa chính, cán bộ tư pháp xã, phường, thị trấn. Tùy từng trường hợp cụ thể, có thể mời đại diện Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.

Bước 5: Tổ chức cuộc họp hòa giải có sự tham gia của các bên tranh chấp, thành viên Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt. Trường hợp một trong các bên tranh chấp vắng mặt đến lần thứ hai thì được coi là việc hòa giải không thành.

Bước 6: Kết quả hòa giải tranh chấp đất đai phải được lập thành biên bản, gồm có các nội dung: Thời gian và địa điểm tiến hành hòa giải; thành phần tham dự hòa giải; tóm tắt nội dung tranh chấp thể hiện rõ về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất đang tranh chấp, nguyên nhân phát sinh tranh chấp (theo kết quả xác minh, tìm hiểu); ý kiến của Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai; những nội dung đã được các bên tranh chấp thỏa thuận, không thỏa thuận được. Biên bản hòa giải phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng, các bên tranh chấp có mặt tại buổi hòa giải, các thành viên tham gia hòa giải và phải đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã; đồng thời phải được gửi ngay cho các bên tranh chấp và lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Bước 7: Việc hòa giải phải được lập thành biên bản có chữ ký của các bên và có xác nhận hòa giải thành hoặc hòa giải không thành của Ủy ban nhân dân cấp xã. Biên bản hòa giải được gửi đến các bên tranh chấp, lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất tranh chấp.

Bước 8. Đối với trường hợp hòa giải thành mà có thay đổi hiện trạng về ranh giới, người sử dụng đất thì Ủy ban nhân dân cấp xã gửi biên bản hòa giải đến Phòng Tài nguyên và Môi trường đối với trường hợp tranh chấp đất đai giữa hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư với nhau; gửi đến Sở Tài nguyên và Môi trường đối với các trường hợp khác.

Bước 9: Phòng Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường trình Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định công nhận việc thay đổi ranh giới thửa đất và cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.